NL Magazine Economie : Een vaak gehoorde kreet tijdens trainingen en workshops is dat men in het bedrijf gek wordt van de hoeveelheid e-mails. Wie zijn e-mailsysteem niet goed afdekt tegen Spam wordt inderdaad dagelijks overstelpt met flauwekul en onzin, waardoor men, in de haast van het 'soms even snel doorlezen van binnengekomen post', wellicht ook berichten mist die juist weer van belang zijn. Hoe los je dit nu op en wat kun je doen om de constant in aantal groeiende email in te dammen?
E-mail is snel en laagdrempelig. Als niet duidelijk is hoe iets aan wie gecommuniceerd moet worden dan ‘gooien we het even over de mail’. Uit onduidelijkheid ontstaat veel overbodige e-mail. Annemiek Tigchelaar van het bedrijf TopOrde verzorgt trainingen en workshops al dan niet op de werkplek, brengt orde in tijd en zaken zodat er bedrijfsmatig, efficiënt en zonder stress kan worden gewerkt. Annemiek wordt regelmatig geconfronteerd met vragen over het zinloos en onnodig gebruik van e-mail en over alle facetten die het gebruik van e-mail eerder vermoeiend maken dan tijdsbesparend. Zij doet hieronder een aantal suggesties om deze constante e-mail-stroom grotendeels uitbannen.
"Zint eer gij begint"
Duidelijke afspraken rond e-mailverkeer en communicatie zijn belangrijk. We zijn nogal eens geneigd om via e-mail nutteloze informatie te versturen waarop anderen weer doelloos reageren en voor dat je het weet zit je verward in onzinnige e-mailcorrespondentie. Hoe vaak zie je bovendien niet dat men openlijk adressen meldt in de CC, die eigenlijk in een BCC zouden moeten staan. Leuk voor het bewaren van allerlei e-mailadressen; wellicht kun je ze ooit nog eens ergens voor gebruiken, maar dat is natuurlijk niet de bedoeling. In het bedrijfsleven is het belangrijk om informatie te bundelen maar voordat men het weet, wordt ook deze zinloze e-mail automatisch in het systeem geborgd.
Voed elkaar op
Het eindeloos rondsturen van documenten geeft niet alleen overvolle inboxen, maar kan ook zorgen voor verschillende versies van een document. "Belangrijk is dat er intern geen documenten worden rondgestuurd. Zorg ervoor dat iedereen alle informatie kan vinden op de (opgeruimde) server of in het DMS (documenten systeem bv Sharepoint). Dit kan ook voorkomen dat mensen hun e-mailprogramma als archief gebruiken waardoor informatie niet toegankelijk is voor collega’s. Zorg voor een prettige e-mailcultuur", aldus Tigchelaar.
E-mail is uitgevonden voor het delen van korte informatie en voor het stellen van korte vragen. E-mail is niet geschikt voor het voeren van eindeloze discussies of voor het bespreken van pijnlijke of gevoelige zaken. Tigchelaar: "Zorg voor korte en duidelijke berichten, voorzie je e-mail van een onderwerp en geef duidelijk aan wat je van de ander verwacht. Voorkom een haastcultuur en maak elkaar niet gek met te snelle antwoorden. Een dagje later reageren kan helemaal geen kwaad, zeker als het onaangename zaken betreft. Wacht je een dag of langer dan wordt je antwoord meestal structureler, concreter en realistischer. Als er echter tóch haast bij is, pak dan gewoon de telefoon!"
Houd je aan de afspraken
Als er eenmaal afspraken zijn betreffende correct e-mailgebruik, dan is het de kunst om elkaar daar ook aan te houden. "Als er afspraken zijn dan is het gebruik van e-mail eigenlijk gewoon heel simpel. Maak dan dus een statement en stuur een onduidelijk bericht terug naar de afzender. Reageer niet op een CC; dat schept alleen maar verwarring terwijl het bericht slechts ter kennisname is. Niet op reageren dus! Als iemand ècht een reactie van je wil, dan stuurt hij je echt geen CC. Als iemand te laat (na de aangegeven datum) reageert, dan is dat gewoon jammer en heeft hij/zij pech. Te laat is gewoon te laat", aldus Tigchelaar.
Wilt u meer informatie over probleemoplossingen in het bedrijfsleven en over de bedrijfsmatige activiteiten van TopOrde? Bezoek dan www.toporde.nl of neem telefonisch contact op met Annemiek Tigchelaar 06-21.560.930
Jos de Jong
